Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學

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Google日曆

本文作者esor huang(異塵行者),原刊自電腦玩物,天地人授權轉載。原文連結:Google日曆不是日曆,你沒想到的10種活用案例教學

 Google日曆 是一個看似簡單的行事曆系統,但卻能發揮各式各樣跟「時間」有關的活用。因為 Google 日曆有協同合作、插入檔案、視訊會議,乃至最近加入的目標管理、任務提醒功能,加上多行事曆管理分類的特色,搭配之下可以創造無窮變化。

我之前曾經寫過「10 個 Google 日曆秘密功能教學:幫你偷到更多時間」一文,那之後很多朋友都希望我能舉更多「真實應用案例」,來刺激大家用 Google 日曆解決更多問題的想像,今天這篇文章正是以此出發,結合我自己的部分用法,或是我看過其他人使用的方法,但都是真實案例。

如果能善用 Google 日曆從網頁端到 App 的技巧,我們甚至可以少裝很多額外的時間管理類型工具,統一的用 Google 日曆完成更多工作與生活管理需求。(推薦課程:APP企劃 及開發管理實戰課程)

 

一,課表

有了 Google 日曆,我們需要安裝另外一個課表 App 嗎?其實不需要,因為善用 Google 日曆的話,反而可以創造更強大的課表系統,他的應用特色有:

1.排課色塊,區分課堂顏色
2.建立循環一學期的課表
3.插入作業檔案
4.約定報告小組討論
5.在日曆上直接小組討論
6.期中期末考複習規劃

我自己試用過不少課表 App,除了現在有些強調社群性的特殊課表服務外,我覺得一般排課 App 可能還沒有 Google 日曆好用,而且穩定又長久有效。

我的完整教學文章請參考:用 Google 日曆打造完美課表:滿足老師學生10大需求

 

 

 

 

二,會議系統

我說 Google 日曆是開會利器的原因,不只是可以在 Google 日曆約定開會時間,而是可以用 Google 日曆結合 Google Drive,把會議前中後的流程都搞定!

無論會議前的集思廣益,會議後的資料追蹤,都統一在 Google日曆 一個系統上完成吧!這樣也可以少學一個額外的會議系統喔!

1.不出錯的即時會議通知
2.即時查看每個同事有空的開會時間
3.插入協同合作會議檔案
4.會前資料共享,多人繳交資料
5.會後資料追蹤
6.線上視訊會議
7.會後文件簽核系統

這部分的完整教學,請參考我另外一篇文章:「10步驟將 Google Drive 整合日曆建立強大的會議系統」。

 

 

google drive docs calendar meeting-07

 

 

三,會議室預約系統

我看過有些創業團隊直接用 Google 日曆來預約公司會議室。

使用流程大概是這樣:想要預約會議室的人打開公司的共用日曆,看到哪個時段還沒有人預約,都可以預約,並在備註欄說明會議室用途,加上誰預約都會顯示在日曆上,方便管理者管理。

1.免架設其他系統
2.即時顯示預約狀況
3.可以顯示預約者
4.可以說明會議室用途

 

四,辦公室請假系統

同樣的,也有人如法炮製了公司內的請假系統。

使用流程是:想請假的人上公司共用日曆,填上請假日期,在備註欄說明原因,並且邀請核假主管「參加」這個請假事件,這樣主管就能以「是與否」來確認是否核假。

不過比較辛苦的是人事管理者,他可能必須定期上共用日曆結算大家的請假時數,所以這個活用案例更適合小團隊,或者不在意請假時數的公司。

1.免架設其他系統
2.即時顯示請假請求
3.主管答覆機制
4.隨時查看公司請假狀況

 

五,日記

我自己有一段時間對生活比較迷惘時,會利用 Google 日曆寫日記,把剛剛做過什麼事情?有什麼心得心情?寫在日曆事件中,例如「7:00~8:00 寫部落格文章」。

這樣做對我最大的幫助,就是讓我對每日時間利用提高掌握度,追蹤紀錄自己做了什麼,反省自己是否浪費時間。

1.方便記錄自己做過的事
2.可以寫上心得
3.隨時回顧

例如下圖是我在過年期間,不想浪費放假時間,所以用寫日記的方式,去記錄自己每一段的時間利用日記。

 

螢幕快照 2016-06-02 上午10.37.00
六,促進家人活動

我也跟老婆一起共用一個 Google 行事曆,這樣我們可以了解對方最重要的行程,例如我哪天晚上有講座不回家吃飯?老婆哪天晚上要跟朋友聚餐?

我們也可以用這個共用日曆一起約定共同活動時間,例如想要週日下午一起去爬山,老婆會事先把這件想做的事情加入我們的共用日曆,這樣我規劃時間時就會看到,就不會佔用家人共同時間。

1. 跟家人共享有空沒空時間
2.了解彼此行程
3.約定共同活動時間

這個經驗我也寫過一篇文章分享心得:「共享數位溫情:我和老婆喜歡這樣一起做的數位應用」。

 

 

digital warmth-02

 

 

七,旅行計畫

我自己安排旅遊行程當然是靠 Evernote 為主,但我也看過朋友善用 Google 日曆把旅遊行程規劃的非常詳盡。

我朋友的做法是這樣的:當訂票訂房郵件自動顯示在 Google 日曆上,自動安排出基本行程後,開始在每日行程中安插想去的地點與大概時間,到時候點擊行事曆事件地點就能快速用 Google 地圖規劃路線,也能掌握接下來要去的地方。

這個自動化流程可以參考:「不只收信! Google Inbox 才是最佳旅遊行程規劃軟體」。

1.自動整合訂票訂房郵件
2.安排目標地點,顯示地圖
3.插入自訂地圖連結

另外還能利用在行事曆插入檔案的功能,把 Google 雲端硬碟之中的自訂地圖插入,這樣旅遊時只要看著 Google 日曆,就能獲得路線、旅館、機票等足夠的參考資料。

關於 Google 自訂地圖的教學可以參考:「Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略」。

 

 

google now travel-05

google now travel-06

 

 

八,專案管理

如果覺得一般甘特圖太複雜,其實可以跟我一樣,利用 Google 日曆畫出類似甘特圖的專案時間排程,一樣可以有進度條,並且可以拖曳調整時間位置,如果搭配會議系統利用,結合下面的任務提醒,其實專案管理軟體的基本需求就能滿足了。

1.簡易甘特圖方法
2.進攻型行事曆

這部分可以參考我之前兩篇應用教學,我目前也還是會這樣使用:

■ 我在 Google 日曆上的專案管理思維:心得與方法分享
■ 實作進攻型行事曆:學會留時間給自己的進度排程心法

 

 

Google Calendar project-02

 

 

九,習慣養成

最新版的 Google 日曆 App 中加入了「目標管理」功能,這可以讓 Google 日曆取代一般的習慣養成 App ,例如要每日健身、週末希望找出閱讀時間、定期想跟家人通通電話,這些習慣規劃,都可以利用 Google 日曆完成。

Google 日曆「目標」功能的特色在於:他不只是讓我們新增單一事件或循環事件,而是可以幫我們「自動找出適合的空檔、自動穿插某個目標活動」,例如自動找出我星期日下午有空檔(沒有安排其他事件),所以把閱讀目標插入這個時段。

而且目標系統的事件可以勾選「完成」或「延後」,更能符合目標管理需求。

1.最新目標管理功能
2.自動幫目標插入時間
3.學習時間習慣

這部分功能目前只出現在 Google 日曆 Android App ,但同步後的目標則可以顯示在網頁版中,詳細教學可參考:「幫你成為更好的人! Google 日曆自動為夢想找時間」。

 

 

Google calendar goals-03

Google calendar goals-04

 

 

十,郵件與任務排程

當你覺得自己的任務分散在郵件、筆記、雲端硬碟檔案和行事曆時,是不是常常覺得混亂而顧此失彼?那麼我們應該學習怎麼把時間管理流程與系統統一。

我自己的方法是利用 Evernote 來匯集各方任務,並自成一個統一的時間管理系統。(參考:瑣碎任務的工作流重整:我如何用 Evernote 專案管理

而如果你更常使用 Google 日曆,其實也可以把 Google 日曆當作一個「匯流任務」的時間管理中心,讓「來自郵件的提醒、筆記的待辦、硬碟的待處理檔案、會議、活動、每天時間分配」,全部統整在 Google 日曆上完成,而且跨裝置跨平台同步管理。

1.把待辦郵件安排在日曆上
2.設定時間提醒
3.規劃當日時間利用方式
4.自動延後未完成任務

這部分請參考我之前寫過的兩篇文章:

■ 簡單有效 Google 時間管理系統: Keep+ Inbox+ 日曆
■ Google 日曆網頁版正式支援郵件、筆記與任務提醒!

以上,就是我自己用過,或是我看過其他人使用過的 Google 日曆活用案例,你會發現它不只是日曆,而可以作為生活與工作上的管理工具來使用。

最後,如果還想了解 Google 日曆在時間管理、專案管理上更深入應用方法的朋友,歡迎來參加我陸續受邀開設的一系列雲端工作、數位工作管理課程:「電腦玩物的講座課程報名清單」,或是參考我的工作術相關書籍:「電腦玩物書籍清單」。

 

 

 

關於作者-01
圓圈頭像_esor-298x300

 

 

異塵行者 |Esor Huang科技部落格「電腦玩物」站長

長期撰寫有關Evernote、Google等雲端應用文章,探索軟體和服務背後的數位工作思維及方法,不用學術論點窠臼剖析,而是以結合生活實用經驗的案例分享,於商業周刊網站開設「雲端辦公術」專欄,分享內容包覽數位應用、時間管理到生活旅遊中的科技人文觀察,並著有暢銷書籍:《Evernote 100個做筆記的好方法:數位化重整你的工作和人生》。

 

 

(Jack Liao2016.12.12審編。網頁資料版權所有,未經許可請勿抄襲;歡迎分享轉載文章,並附上出處與網址,內容如有指正,敬請來信告知,我們將不勝感激,E-mail:service@tiandiren.tw

 


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供應鏈(Supply Chain)是指從最上游的供應商到最終端消費者這之中所有生產配送過程與服務,而供應鏈管理則涵蓋了商品、資訊還有資金流動的管理,是企業營運管理中重要一環,不過,隨著數位化的快速進展,在供應鏈管理還有其所涵蓋的範圍,是否有必要隨著時代變化而調整?是否需要跟著商品的特性、消費者習慣,或者是科技與環境的改變而做出不同的對策呢?而台灣面對全球化高度競爭所形成的交貨期、產品生命週期縮短的情況下,是否也需要隨之有所因應呢?

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